ثبت الکترونیک اسناد در نظام حقوقی

به موازات گذر زمان زندگی بشر نیز رو به دگرگونی و تکامل بوده بنحوی که جایگاه انسانهای اولیه با جایگاه انسانهای امروزی از حیث پیشرفت تمدن بشری قابل قیاس نیست .

یکی از موفقیت های جامعه بشری در یکصد سال اخیر اختراع کامپیوتر و خلق ارتباطات الکترونیکی و در دهه های اخیر ارتباطات اینترنتی و خیره کننده فناوری اطلاعات بوده است.

در سطح جهانی و بین المللی و در جوامع مختلف پیشرفت و رشد و تعالی کشورها درهمه حوزه های اقتصادی ، صنعتی ، فرهنگی و غیره ارتباط مستقیم با میزان توسعه در امور فناوری های ارتباطی نوین داشته است .

با توجه به اینکه فضای مجازی و ارتباطات اینترنتی فاقد مرز بندی های مادی است و در بستر جهانی توسعه پیدا نموده لذا کشورما نیز در مسیر توسعه این علوم نوین قرار گرفته و فناوری های علمی جدید همه شئونات زندگی فردی و اجتماعی را تحت تاثیر خود قرار داده است.

امروز اسناد الکترونیک به مانند سایر اسناد سنتی همواره در معرض جعل و استفاده از آن می باشند و قانونگذار درکنارتعیین مجازات نسبت بدان بایستی با تدابیر پیشگیرانه سعی در کم کردن سوء استفاده نسبت به آن باشد.

در زمینه ثبت الکترونیکی معاملات و نقل و انتقالات قانون برنامه پنجم توسعه گامی رو به جلو برداشته و در مفهوم 2 بند و ماده 46 و بند م ماده 211 مقرر داشته است : سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است:

 ثبت الکترونیک اسناد در نظام حقوقی

در راستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد املاک و راه اندازی مرکز ملی داده های ثبتی نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل نقل و انتقالات ، ثبت اسناد رسمی و املاک تا پایان سال دوم برنامه اقدام کند به نحوی که امکان پاسخ آنی و الکترونیکی به استعلامات ثبتی و ثبت آنی معاملات با به کارگیری امضای الکترونیکی مطمئن فراهم شود .

همچنین بند ز ماده 46 قانون مذکور مقرر داشته است سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و وزارت بازرگانی با همکاری سازمان امور مالیاتی مکلفند نسبت به گسترش سامانه الکترونیکی امن معاملات املاک و مستغلات در سطح کشور اقدام نمایند کلیه دستگاه های اجرایی ذی ربط موظف به همکاری برای اجرای کامل این سامانه می باشند .

 

با این حال به نظر می رسد برای جمع میان مفهوم این ماده و ماده 6 قانون تجارت الکترونیکی درباره موانع صدور اسناد الکترونیکی برای معاملات اموال غیر منقول باید قائل بر این بود که منظور قانون گزار از این ماده این است که باید در ابتدا موانع اصلی صدور اسناد الکترونیکی برای معاملات اموال غیر منقول که در واقع عدم امکان ثبت معاملات مزبور در دفتر املاک و عدم اطمینان عمومی به اسناد الکترونیکی در این خصوص است رفع شوند و سپس اسناد رسمی الکترونیکی در این زمنیه تنظیم شوند .

با وجود اینکه تا زمان نگارش این پژوهش سامانه فوق به طور کامل در سطح کشور به اجرا در نیامده است ولی تصویب چنین قانونی که هماهنگ با سایر کشور های پیشرفته جهان است می تواند تحولی عظیم در ساختار ثبت اسناد کشور به شمار آید .

در مقررات کشور های مختلف نیز برای رسمی تلقی شدن یک سند اصولا عناصری مشابه حقوق ایران وجود دارد . به طور کلی این شروط عبارت اند از کتبی بودن ، امضا شدن توسط طرفین و سردفتر و نظارت یک سردفتر .

حصول دو عنصر کتبی بودن و امضا شدن اسناد با رعایت شرایط مقرر در محیط الکترونیکی ممکن است اما تامین عنصر سوم باید به روشی باشد که در بالا اشاره کردیم .

با وجود این باید توجه داشت که برای اینکه بتوانیم به تنظیم اسناد رسمی الکترونیکی بپردازیم نیاز به یکسری زیر ساخت در کشور داریم . به عنوان راه حلی برای ایجاد امکان تنظیم اسناد رسمی الکترونیکی در مورد املاک می توان به استفاده از سیستم کاداستر و جمع آوری اطلاعات به دست آمده از آن طریق در یک مخزن بر خط اشاره کرد .

مزایای ثبت الکترونیک اسناد

ثبت الکترونیکی اسناد، راهکاری بود که از چند سال پیش پایه گذاری شد تا بسیاری از منافذ موجود در حوزه ثبت اسناد رسمی که زمینه را برای جولان سودجویان فراهم کرده بود کور کند.

این طرح توانست تحول خوبی در دفاتر ثبت اسناد ایجاد کند و رضایتمندی راچندبرابر افزایش دهد، با این حال لازم است بر شیوه الکترونیک ثبت اسناد رسمی نیز نظارت دقیقی وجود داشته باشد.

الکترونیکى کردن اسناد و ثبت آنها در یک سامانه ملى تا مجموعه اى از مشخصات مالک، ملک، شناسه ملى و کد پستى، نمایش نقشه کاداستر و نقشه هوایى ملک در این سامانه جمع شده و تکمیل آنها در یک بانک اطلاعات که به صورت آنلاین در دسترس است امکان پذیر باشد.

از ویژگی هاى ثبت الکترونیکى به ویژه برای اموال غیرمنقول است.

 ثبت الکترونیک اسناد در نظام حقوقی

یکجا بودن تمامی این اطلاعات مشخصه بارز این فناوری جدید است که مىتواندجامع اطلاعات مربوط به مالک و ملک باشد.

در وضع کنونی حقوق ثبت اسناد و املاک، ثبت الکترونیکى بسیاری از مشکلات قبلی موجوددر زمینه ثبت اسناد را کاهش پیدا داده است چرا که، همه اطلاعات در یک شبکه بزرگ ملى و در یک ذخیرهگاه مرکزى جمع آورى شده وتحت نظر بالاترین مقام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به صورت یک سامانه آنلاین نظارت میشود.

بنابراین احراز هویت اشخاص آسانتر میشود بنابراین، با این وصف، می توان گفت که ثبت الکترونیکی اسناد دارای مزایایی به بدین شرح شده است:

کاهش مصرف کاغذ وجلوگیری از اتلاف وقت و هزینه، شناسایی اشخاص ممنوع المعامله به شکل آنلاین و لحظه ای، جلوگیری از ارتکاب جرم به واسطه حذف کاغذ در ثبت اسناد، شفاف سازی در معاملات و نهایتا احراز آسان هویت اشخاص را به هنگام انعقاد معاملات (خصوصا معاملات غیرمنقول).

مزایای ثبت الکترونیک اسناد

حالا اما کل اسناد به جای نرم افزارهای داخلی دفترخانه ها و شبکه های درونی هر دفتر، در یک شبکه ی رسمی کشوری که زیر نظر مدیریت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و در سامانه ای آنلاین تدوین می شود.

در گام اول مشخصات افراد سند از طریق بررسی در پایگاه اطلاعات سازمان ثبت احوال تطبیق داده می شود و این گام اول اطمینان بخش در تنظیم اسناد در شیوه ی نوین، در بخش عصر طلایی آنلاین تنظیم اسناد است.

با این حساب، از این پس افراد با هویت های موهوم قادر به تنظیم سند در دفترخانه ها نیستند.

چرا که پایگاه ثبت احوال به دفترخانه تذکر می دهد که چنین فردی وجود خارجی ندارد. و یا تنظیم سند برای افراد متوفی نیز ملغی می شود. چرا که ثبت احوال در همان لحظه ی تنظیم سند، به دفترخانه تذکر می دهد که روزی یا ساعتی یا دقایقی پیش این فرد متوفی شده است.

اسناد مورد استناد برای تنظیم سند به صورت آنی و در همان سامانه الکترونیکی تطابق داده می شود و اسناد باطل شده به دفترخانه هشدار داده می شوند.
این تطابق اسناد قبلی دفترخانه ها آنهم به صورت آنلاین و لحظه ای دو مزیت بزرگ دارد.

بدین صورت که اگر دفتری با وجود استنادات باطل شده اقدام به تنظیم سند کند، هشداری از سوی برنامه دریافت می کند که تنظیم این سند با وجود این مشکل روبروست.

1-اگر تذکر مربوطه در خصوص مشکل محرزی باشد اصولا دفترخانه از تنظیم سند بر روی آن اسناد، امتناع می کند. و اگر در موارد معدودی نیز چنین اقدامی را انجام دهد تخلف دفترخانه ای که با اراده، و تایید سردفتر اقدام به تخلف می کند نیز محرز می شود و قابل پیگیری است.

2- با توجه به بار سنگین مسولیتهای دفترخانه، و حساسیت سردفتران در تنظیم اسناد پرمسولیت، و با توجه به پیچیدگیهایی که تنظیم اسناد دارد، با این تطابقها و تذکرات سیستم الکترونیکی تنظیم اسناد، دیگر دفترخانه ها ناخواسته و از روی بی اطلاعی، گرفتار اسناد باطل شده یا معیوبی نمی شوند که تا پیش از این امکان ارزیابی و اطلاع آنها از بطلان آنها وجود نداشت و با تذکر آنلاین، اقدام به مبادرت سند جدید بر روی سند قبلی نمی کنند.

 ثبت الکترونیک اسناد در نظام حقوقی

اطلاعات اسناد و صحت مندرجات اسناد ملک به صورت الکترونیکی از سامانه سازمان ثبت استعلام و پاسخ دریافت می دارد
در این بخش که کلیه مستندات و موارد مورد استناد سند بررسی می گردد.

اگر اطلاعاتی از آن سند و سوابق آن در سایر دفترخانه ها وجود داشته باشد، به صورت آنلاین در این بایگانی پیوسته ی کشوری، جستجو و تطابق داده می شود.

در خصوص موارد مغایرت محتویات این اسناد به سردفتر تذکری نمایش داده می شود تا دفاتر با علم و اطلاع از رویدادهای سند، اقدام به تنظیم نهایی آن بنمایند. وکالت های باطل شده و عقود فسخ شده به سردفتر تذکر داده می شود و بدین ترتیب خلل های مترتب بر سند رسمی یکی پس از دیگری رفع می شوند.

بحث اصالت اسناد و احراز مالکیت اسناد به صورت الکترونیکی با سازمان ثبت تطابق داده می شود و استعلام الکترونیکی که دفترخانه به ادارات ثبت می فرستد به صورت الکترونیکی و آنلاین پاسخ صحت و اصالت اسناد را دریافت می کند.

 

کنترل افراد ممنوع المعامله به صورت آنلاین و لحظه ای

افراد ممنوع المعامله و املاک و اسناد بازداشتی به صورت لحظه ای به سامانه ثبت الکترونیک اسناد افزوده می شوند و دفترخانه ها به جای اینکه با پرداخت هزینه های سنگین، با تاخیر بخشنامه ها و موارد ممنوع المعامله و بازداشتی را از شرکتهای واسطه خریداری کنند و در اختیار داشته باشند.

حالا به صورت برخط، از این اطلاعات آگاه می شوند و حتی اگر فردی دقایقی پیش ممنوع المعامله شده باشد دفترخانه قادر به دریافت اطلاعات مربوطه است .

می تواند با اطلاع لحظه ای از اشخاص ممنوع المعامله و بازداشتیها با امتناع از تنظیم اسنادی که طرفین آن، نامشان در این لیست هست، خود را و طرف مقابل آن سند را از دردسر وحشتناکی که احتمالا بدان مبتلا می شد ، برهاند.

ثبت اکترونیکی اسناد،جایگزین مناسبی برای ثبت وقت گیر و خدشه پذیر دفاتر بزرگ دفترخانه هاست.
شناسه گرفتن اسناد در شیوه جدید بدان معناست که سندی که تنظیم می شود، همانوقت به جای برنامه ی داخلی دفترخانه بر روی سیستم کشوری ثبت می شود.

ثبتی ماندگار که هیچ یک از آفات دفترهای بزرگ را ندارد. نه آتش می گیرد و نه ریختن آب و مایعات، محتویات آن را زائل می کند و نه به سرقت می رود.

ثبت الکترونیکی اسناد رسمی، جانشین دفترهای بزرگ ثبت اسناد خواهند شد و حتی اگر به موازات آن دفاتر بزرگ نیز فعال باشند.

پشتوانه متمرکز، کشوری، قدرتمند، و غیر قابل خدشه ای هستند برای اسناد رسمی تنظیمی در سراسر کشور، که می تواند ضامن بی رقیبی برای حفظ و نگهداری از اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی از سال 1392 به بعد باشد.

از این روست که می توان عصر نوین سند نویسی آنلاین در دفترخانه های اسناد رسمی را عصر طلایی ثبت سند رسمی دانست.